연구개발유형 벤처확인 서류, 산정내역서와 회계 처리에서 갈립니다

비율을 맞춰 놓고도 보완 요청을 받는 이유

연구개발유형으로 벤처기업 확인을 준비하는 기업은 대개 사내 회계 자료로 먼저 계산을 해 봅니다. 연구개발비 합계를 내고 매출로 나눠 요건 충족 여부를 확인하는 단계까지는 크게 어렵지 않습니다.

문제는 그다음입니다. 회사 장부에서 맞아떨어진 숫자를 심사 기관이 정한 서식에 옮겨 담고 항목마다 증빙을 붙이는 일은 성격이 다른 작업입니다. 게다가 연구개발유형은 서류 검토로 끝나지 않고 현장 실제조사를 거칩니다. 합계가 아니라 서식에 적힌 항목 하나하나가 검토 대상이 되므로, 계산이 맞아도 작성 방식에 따라 인정 범위가 줄어들 수 있습니다. 이 글은 구해 놓은 숫자를 서류로 옮기는 단계를 다룹니다.

이 유형에서만 따로 요구되는 서식

벤처확인종합관리시스템의 유형별 안내에는 연구개발유형 제출서류가 정리되어 있습니다. 사업자등록증·법인등기부등본·재무제표처럼 다른 유형과 겹치는 서류 외에, 이 유형에서만 별도로 요구되는 서식이 있습니다.

여기에 자체기술개발분과 위탁·공동 기술개발분을 구분한 증빙자료가 각각 따로 요구됩니다. 산정내역서는 금액만 채워 내는 서류가 아니라, 적어 넣은 금액마다 무엇으로 뒷받침되는지를 함께 보여야 하는 서류라는 뜻입니다.

순서 문제도 하나 있습니다. 연구개발조직 인정서는 이미 인정을 받은 조직만 낼 수 있는 서류입니다. 인정 절차가 끝나지 않았다면 서식 자체를 채울 수 없으므로, 신청 일정을 잡을 때 이 절차를 앞쪽에 두어야 합니다.

인건비 서식은 명부와 맞물려 검토됩니다

제출서류 목록에는 고용보험 사업장 취득자 명부와 4대보험 가입자 명부가 함께 들어 있습니다. 인력 관련 서류가 산정내역서와 나란히 요구된다는 것은, 서식에 적은 인건비를 명부와 맞춰 본다는 뜻으로 읽는 편이 안전합니다.

그래서 인건비 항목에서는 다음 세 가지가 서로 어긋나지 않아야 합니다.

• 연구개발조직 소속 인력현황에 올린 인원
• 인건비 산정내역서에 금액을 계상한 인원
• 명부에서 그 기간에 실제로 확인되는 인원

한 사람이 연구 업무와 다른 업무를 함께 맡고 있다면, 인건비 전액을 그대로 올리는 것이 맞는지부터 정리해야 합니다. 조직에 소속되지 않은 인원의 급여를 넣거나, 조직 인정 이전 기간의 급여를 기간 구분 없이 넣으면 서식과 명부가 어긋나 보완 요청으로 이어질 수 있습니다.

회계 처리 방식에 따라 같은 지출이 달리 읽힙니다

같은 연구개발 지출이라도 당기 비용으로 처리했는지, 자산으로 잡아 두었는지에 따라 재무제표에서 나타나는 자리가 달라집니다. 제출서류에 재무제표(또는 감사보고서)가 포함되어 있으므로, 산정내역서에 적은 금액과 재무제표에 잡힌 금액이 어떻게 연결되는지 설명할 수 있어야 합니다.

• 비용으로 처리한 지출과 자산으로 잡은 지출이 섞여 있다면, 어느 쪽을 어떤 근거로 산정내역서에 넣었는지 정리해 둡니다.
• 자산으로 잡은 뒤 여러 해에 걸쳐 나누어 인식하는 금액이 있다면, 기준 기간에 해당하는 몫이 얼마인지가 쟁점이 됩니다.
• 회계 처리 방식은 신청 직전에 임의로 바꿀 사안이 아니므로, 결산 단계에서 세무·회계 담당자와 미리 검토해 둡니다.

인정 범위가 달라질 수 있는 부분이니 판단이 애매하면 담당 기관에 문의해 확인한 내용을 근거로 삼습니다.

매출을 어느 범위까지 잡느냐

비율은 분자만 정한다고 정해지지 않습니다. 분모인 매출을 어디까지 세느냐에 따라 같은 연구개발비로도 결과가 달라집니다.

제출서류에는 매출원장, 부가가치세 과세표준증명원, 재무제표가 함께 들어 있습니다. 세 자료는 각각 잡히는 금액이 다를 수 있습니다. 부가가치세 과세표준은 과세 기준으로 집계되고, 재무제표의 매출은 회계 기준으로 인식되며, 매출원장은 회사가 관리하는 원장 그대로이기 때문입니다.

특히 임대수익·이자수익처럼 영업 외 수익으로 분류한 항목을 매출에 넣어야 하는지는 회사마다 판단이 갈리는 자리입니다. 자체 판단으로 정하지 말고 신청 전에 담당 기관에 확인해 두면 산정 기준이 흔들리지 않습니다.

이 서류를 실제로 들여다보는 곳

연구개발유형의 전문평가기관은 신용보증기금과 중소벤처기업진흥공단입니다. 평가사항은 요건검증과 사업의 성장성입니다.

짚어 둘 점은 요건검증이 전부가 아니라는 것입니다. 서식과 증빙이 요건검증을 통과하더라도 사업의 성장성 평가가 함께 이뤄지고, 최종 확인 여부는 벤처기업확인위원회의 심의·의결로 정해집니다. 서류를 잘 갖추는 일은 필요한 조건이지 결과를 확정하는 조건이 아닙니다.

준비하면서 함께 챙길 것

• 기간 구분을 서식마다 통일합니다. 인력·비용·매출 자료가 각각 다른 기간으로 작성되면 대조가 되지 않습니다.
• 금액의 출처를 적어 둡니다. 산정내역서의 한 줄이 어느 증빙에서 나왔는지 표시해 두면 나중에 설명하기가 쉬워집니다.
• 제출 전에 한자리에 놓고 대조합니다. 서식을 작성한 사람과 결산을 맡은 사람이 다른 경우가 많습니다. 산정내역서·재무제표·명부를 같이 펴 놓고 한 번 맞춰 보면, 각자 맞다고 본 숫자가 서로 다른 채로 제출되는 일을 막을 수 있습니다.

공식 기준 및 참고

• 벤처기업 확인 유형, 유형별 제출서류와 서식, 변경신고, 재확인, 이의신청, 확인서 재발급, 처리기간, 수수료는 벤처확인종합관리시스템(https://www.smes.go.kr/venturein/) 최신 안내와 공지사항 기준으로 확인한다.
• 연구개발비 인정 범위와 매출 산정 범위에 대한 개별 판단은 벤처기업확인기관·전문평가기관의 안내를 우선 기준으로 삼고, 신청 전 최신 안내를 다시 확인한다.
• 회계 처리와 세무 관련 판단은 관련 법령과 회사의 결산 기준에 따라 달라지므로 세무·회계 담당자와 함께 확인한다.

산정내역서와 회계 자료를 맞추는 일은 숫자를 다시 계산하는 일보다 손이 많이 갑니다. 혁신기술경영인증지원센터에서는 서식별 작성 방향과 증빙 구성, 기간 구분 정리를 함께 검토해 드립니다. 어느 자료부터 손대야 할지 모르는 단계에서도 상담으로 방향을 잡으실 수 있습니다. 자세한 안내는 www.mbiz-certcenter.com 에서 확인하세요.